REKISTERISELOSTE
Uittamon Veneilyseura ry. UVS 9.5.2018
¢ REKISTERISELOSTE (Henkilötietolaki 523/1999) 10§
- Rekisterinpitäjä
Nimi: Uittamon Veneilyseura ry.
- Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
on yhdistyksen virassa oleva taloudenhoitaja
- Rekisterin nimi
UVS ry henkilörekisteri.
- Rekisteröityjen ryhmä
UVS ry:n jäsenten ja sen kanssa yhteistyössä toimivien seurojen
sekä kattojärjestöön liittyvä henkilö- ja -organisaatiorekisteri:
Henkilörekisteri: seuran henkilöjäsenet - UVS ry:llä
on pääsy omiin henkilöjäseniinsä ja lisäksi kattojärjestöllä joihin UVS ry kuuluu, on pääsy seuran
jäsentietoihin.
Organisaatiorekisteri: UVS ry:n hallituksen organisaatio sekä UVS ry:n kanssa yhteistyössä
toimivat organisaatiot (liitot ja seurat) sekä näihin liitetyt keskeiset tehtävänhaltijat, kuten
“puheenjohtaja”, “rahastonhoitaja” jne. - jokaisella organisaatiolla on pääsy omaa organisaatiotaan
sekä sen tehtävänhaltijoita koskeviin tietoihin.
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilöjäseneen liitettävien tietojen käyttötarkoituksena on jäsenten palveleminen sekä
tiedottaminen liittyen mm. hänelle suunnattujen veneilypalvelujen tai - retkien sekä hänen
jäsenyyksiinsä. Parempi palveleminen voi tarkoittaa vaikkapa henkilötietojen
hyödyntämistä siten, että voidaan tehdä erilaisia suosituksia ja ehdotuksia henkilölle liittyen
veneilykoulutus mahdollisuuksiin esimerkiksi hänen veneilytaitojen ylläpitoon ja kehittämiseen
- viestijänä voi olla Uittamon Veneilyseura ry.
Tutkimustarkoitukset ja erilaiset viralliset raportit kolmansille osapuolille. (Tällöinkin
huomioidaan tietosuoja- asiat ja lainsäädäntö. Pyritään välttämään sitä, että yksilöityä
dataa annetaan ulos. Vain jos pakottavaa tarvetta ja jos vastaanottava taho pystyy
osoittamaan, että dataa käsitellään asianmukaisella tavalla).
Markkinointi ja kaupallinen yhteistyö. Henkilöjäsenellä on oikeus kieltä tietojen
käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä ylläpitohenkilölle
Kerättyjä tietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön, kuten Suomen
henkilötietolain (523/1999) mukaisesti.
- Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin sisältyviä tietoja
- jäsenyyssuhdetta/asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten yhteydenotot ja muu
viestintä organisaation & jäsenen välillä
- muut henkilön antamat kiinnostustiedot ja asiakkaan suostumuksella kerätyt
tiedot Organisaatiorekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin sisältyviä
tietoja:
- henkilön organisaatioihin liittyvät tehtävät ja näihin tehtäviin liittyvät tiedot, kuten
yhteystiedot.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään profiilin luomisen,
*Jäsenyyden tai muun asiallisen yhteyden alkaessa ja kestäessä.
*Asiakkuus määritellään alkavaksi jäsenen sekä seuran välillä, kun
hallitus on hyväksynyt jäsenanomuksen.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
Seura voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja
velvoittamissa rajoissa seuraavasti:
- rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella;
seuran toimintaan liittyville organisaatioille (lajiliitot ja niihin kuuluvat seurat) sekä
valtuutetuille kolmansille osapuolille siinä määrin, kuin ne osallistuvat tässä
rekisteriselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Seura
velvoittaa mainitut tahot pitämään kaikki niille luovutetut henkilötiedot
salassa ja turvaamaan henkilötietosi riittävällä tavalla; ja
- pakottavaan lainsäädäntöön perustuvan vaatimuksen nojalla.
- Luovutukset EU- ja ETA -maiden ulkopuolelle:
Tietoja ei luovuteta EU:n / ETA:n ulkopuolelle. Teknisistä ja tietojen käyttöön liittyvistä
käytännöllisistä syistä johtuen tietoja saatetaan säilyttää UVS ry:n käyttämien
ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla ja nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat
saattavat käsitellä tietoja UVS ry:n lukuun.
Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolakia (523/1999) ja Euroopan parlamentin ja
neuvoston antamaa henkilötietodirektiiviä (95/46/EY).
Edellä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää ottamalla yhteyttä seuraan tämän
rekisteriselosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.
- Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on lain asettamissa rajoissa oikeus1) tarkastaa, mitä tietoja seura
on hänestä kerännyt;2) vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai
vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista3) kieltää seuraa
käsittelemästä henkilötietojaan suoramarkkinointia sekä markkina- ja
mielipidetutkimuksia varten. Edellä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää ottamalla yhteyttä seuraan
rekisteriselosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Mahdollinen konkreettinen aineisto (paperiset liittymis-/ilmoittautumislomakkeet)
hävitetään käsittelyn jälkeen. Sitä ennen aineistoa säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin
pääsy on rajattu siten, että ATK-järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tie-
toihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän
edustajat, joilla on luottamustehtäviensä puolesta siihen oikeus. ATK-järjestelmä on suojattu
käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää
kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.